DE JUISTE BOUWSTENEN VOOR EEN STEVIGE ORGANISATIE !
In mijn voorgaande blog heb ik een stukje met de titel “Werknemers, het kapitaal van uw onderneming” geschreven en stil gestaan bij onderwerpen zoals transparantie, vertrouwen, teamgeest enz. Onderstaande uitleg zou voor uw organisatie een handvat kunnen zijn om deze onderwerpen uit te werken:
In de uitleg zijn een aantal Bouwstenen genoemd:
Bouwsteen Strategie
Het aandachtsgebied strategie gaat over de doelstellingen van de organisatie (missie en visie) en over de manier waarop de organisatie deze tracht te bereiken (strategie, beleid). In essentie gaat het erom een goede balans te vinden tussen de gewenste externe resultaten en de bestaande interne mogelijkheden.
Een goede strategie gaat daarom zowel over de organisatie–buitenkant (wat willen we bereiken) als over de organisatie–binnenkant (welke structuur, cultuur, mensen en middelen hebben we nodig om de gewenste resultaten te behalen).
Bouwsteen Structuur
Het aandachtsgebied structuur gaat over de organisatie– en de processtructuur. In essentie gaat het om de vraag hoe de bedrijfsactiviteiten georganiseerd zijn en welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden de medewerkers hebben.
Bouwsteen Cultuur
Het aandachtsgebied cultuur gaat –net zoals structuur– over de vraag hoe mensen met elkaar omgaan. Het betreft hier echter de zachte of informele kant van de omgangsvormen. In essentie gaat het om de basiswaarden van de organisatie, de wijze waarop managers en medewerkers met elkaar omgaan.
Bouwsteen Mensen
Het aandachtsgebied mensen gaat in hoofdzaak over het managen van de competenties (kennis– en vaardigheden). Daarbij wordt gebruik gemaakt van twee invalshoeken: de ontwikkeling en borging van kennis– en vaardigheden van een organisatie en de persoonlijke loopbaanontwikkeling van de medewerker zelf.
Bouwsteen Middelen
Het aandachtsgebied middelen gaat over een breed scala van alle ‘overige’ resources te weten: financieel management (geld), informatiemanagement (ICT), facility management (huisvesting, materiaal, secretariaat, beveiliging, catering) en communicatiemanagement.
Bouwsteen Resultaten
In essentie gaat het om de vraag wat de werkzaamheden van de organisatie hebben opgeleverd. Uitgangspunt is daarbij het ‘van buiten naar binnen’ kijken. De waardering wordt vastgesteld (gemeten) van de vier belangrijkste groepen belanghebbenden (stakeholders) te weten: medewerkers, klanten en leveranciers, maatschappij en eindresultaten (financiële en operationele doelstellingen).
De relatie tussen verschillende bouwstenen
De zes bouwstenen lijken op het eerste gezicht eenvoudig. Elke manager zal deze aandachtsgebieden herkennen als belangrijkste onderdelen van zijn werk. De eenvoud is echter verraderlijk. Alle aandachtsgebieden hangen met elkaar samen.
Evenwicht
Zo wordt in alle proces management modellen benadrukt dat er een evenwicht moet zijn in ontwikkeling of volwassenheid van de verschillende gebieden. Het heeft bijvoorbeeld geen zin heel goed in strategie te zijn, terwijl de middelen niet onder controle zijn. De uitvoering van de strategie zal vastlopen
omdat de interne organisatie niet kan volgen. In onderstaand overzicht is op speelse wijze verbeeld waarom alle aandachtsgebieden van belang zijn.
Er is maar één conclusie en dat is dat de Bouwstenen Strategie+ Structuur+Cultuur+Mensen+ Middelen + Resultaten logische bouwstenen zijn om te gebruiken in een organisatie. Als een van deze zes bouwstenen in mindere mate vertegenwoordigd is in de organisatie, dan krijgt men meteen scheefgroei. Daarom is het van belang deze bouwstenen evenredig te gebruiken en proactief toe te passen. Alleen op deze manier zal de (strategische) waarde van de organisatie stijgen en de medewerkers zullen gemotiveerd en resultaat gericht zijn waardoor een hoge kwaliteit voor de klant gewaarborgd wordt.
Communicatie
Wanneer communicatie op de juiste manier ingezet wordt, zal zij deze zes bouwstenen verbinden. Het gaat immers niet alleen om inhoud.
Hoe vaak hebben wij niet horen zeggen: dat we alles SMART af moeten spreken en dat we RESULTATEN zeer belangrijk vinden. Het lijkt nu net of alles duidelijk is, maar of er sprake is van kwaliteit van de relaties in de organisatie, is nog maar de vraag. Effectieve en duidelijke communicatie in deze is zeer cruciaal !
Het is immers zo dat juist de kwaliteit bepaald wordt door de relatie in de communicatie. Een goede communicatie vanuit de leiding en in het team met transparantie, pro activiteit, creativiteit geeft verbinding. Wanneer de strategische doelen duidelijk zijn voor het team en de kwaliteit goed is, maakt dit de medewerkers trots op de organisatie!